PASIVOS ESTIMADOS, CONTINGENTES Y DIFERIDOS

PASIVOS ESTIMADOS, CONTINGENTES Y DIFERIDOS

Contabilización, control y provisión.

¿QUÉ ES UN PASIVO?

Es la obligación presente de una entidad surgida a raíz de sucesos pasados, y que para cancelarla, la entidad espera desprenderse de recursos que incorporan beneficios económicos.

PASIVOS ESTIMADOS (CUENTA 26)

DECRETO 2649 DE 1993: Comprende los valores provisionados por el ente económico por concepto de obligaciones para costos y gastos tales como, intereses, comisiones, honorarios, servicios, entre otros.

NORMAS INTERNACIONALES: Nacen de la necesidad de prever otras obligaciones derivadas de los contratos, sobre las cuales no se tiene una información exacta y para no subestimar los gastos del periodo se calcula un valor aproximado mediante métodos de reconocido valor técnico, que sirven para contabilizar provisionalmente.

El principal grupo de balance que muestra estos pasivos es: 26: Pasivos estimados y provisiones

 En el transcurso del ejercicio deben consolidarse cuando se conozca la realidad de los hechos, o se tenga certeza sobre la cuantificación del verdadero valor del gasto.

Los pasivos estimados:

 · Son de carácter laboral: La provisión para prestaciones sociales, pensión y seguridad social, todos ellos derivadas del contrato de trabajo.

· Son de carácter fiscal: La provisión para impuestos por cada ejercicio contable de un mes o de un año.

· Son de carácter contable: La provisión para inversiones, provisión para inventarios.

· Son de garantías: Ciertos gastos estimados que incurre para prestar la garantía por ventas de bienes y servicios, que no han sido ejecutados por falta de casos, pero que de todas maneras deben estimarse porque se identifican con un período contable.

PROVISIÓN

Las provisiones son pasivos sobre los que existe incertidumbre acerca de su cuantía o vencimiento.

Observando lo previsto por la NIC 37, las provisiones se pueden determinar aplicando criterios justificables, tales como: informe técnico del ingeniero, abogado, etc., por concepto de:

1. Obligaciones para costos y gastos, como intereses, comisiones, honorarios, servicios.
2. Atención de acreencias laborales no consolidadas (sin cálculo definitivo), determinadas en virtud de la relación contractual con sus trabajadores.
3. Reconocimiento en la contabilidad de las multas, sanciones, litigios, indemnizaciones, demandas, imprevistos, reparaciones, mantenimiento, entre otros conceptos.

Cuando una provisión sea excesiva o haya sido constituida en forma indebida, es pertinente revertir el exceso de provisión, afectando las cuentas apropiadas, disminuyendo los gastos por provisión o afectando los resultados de periodos anteriores.

Las provisiones para poder ser aceptadas, tanto en lo contable y fundamentalmente en lo tributario, deben ser justificadas, cuantificables y confiables.

¿Cuándo debe reconocerse una provisión?

●     Cuando existe una obligación legal o implícita, como resultado de un suceso pasado.

●     Es probable que exista una salida de beneficios económicos futuros.

●     Puede hacerse una estimación fiable del importe de la obligación.

●     Por los contratos de carácter oneroso.

CONTABILIZACIÓN: Se hace al momento de cerrar el ejercicio fiscal.

A continuación se clasifican las cuentas y subcuentas requeridas para su debida contabilidad

CUENTAS

2605 PARA COSTOS Y GASTOS

Registra el valor de las apropiaciones mensuales efectuadas por el ente económico para atender obligaciones por concepto de costos y gastos, cuyo monto exacto se desconoce pero que para efectos contables y financieros debe causarse oportunamente, de acuerdo con estimativos realizados.

SUBCUENTAS

260505 Intereses

260510 Comisiones

260515 Honorarios

260520 Servicios técnicos

260525 Transportes, fletes y acarreos

260530 Gastos de viaje

260535 Servicios públicos

260540 Regalías

260545 Garantías

260550 Materiales y repuestos

260595 Otros

  

2610 PARA OBLIGACIONES LABORALES

Registra el valor de las apropiaciones efectuadas por el ente económico de las obligaciones que se generan en la relación laboral, sean éstas legales, convencionales o internas que tienen una exigibilidad a corto plazo o que en ocasiones requiere de un pago inmediato.

El importe de la provisión se debe causar mensualmente teniendo en cuenta las siguientes condiciones.

a) Su pago sea exigible o probable, y

b) Su importe se pueda estimar razonablemente.

SUBCUENTAS

261005 Cesantías

261010 Intereses sobre cesantías

261015 Vacaciones

261020 Prima de servicios

261025 Prestaciones extralegales

261030 Viáticos

261095 Otras

2615 PARA OBLIGACIONES FISCALES

Registra las deudas estimadas del ente económico para atender el pago de las obligaciones fiscales y que mensualmente se contabilizan con cargo a ganancias y pérdidas, tales como: impuesto de renta y complementarios, industria y comercio, e impuesto de vehículos.

SUBCUENTAS

261505De renta y complementarios

261510De industria y comercio

261515Tasa por utilización de puertos

261520De vehículos

261525De hidrocarburos y minas

261595Otros

2620 PENSIONES DE JUBILACIÓN 

Registra el valor amortizado por el ente económico, en el tiempo y forma señalados en las normas que regulan la materia, hasta que cubra el 100% del cálculo actuarial.

SUBCUENTAS

262005 Cálculo actuarial pensiones de jubilación

262010 Pensiones de jubilación por amortizar (DB)

2625 PARA OBRAS DE URBANISMO

Registra el valor constituido para las obras de urbanismo a realizar o que se están realizando en las diferentes etapas de construcciones para la venta de acuerdo con los presupuestos oficiales aprobados para tales ejecuciones.

Cuenta de uso exclusivo de los entes económicos dedicados a actividades de urbanismo y/o construcción.

SUBCUENTAS

262505 Acueducto y alcantarillado

262510 Energía eléctrica

262515 Teléfonos

262595 Otros

2630 PARA MANTENIMIENTO Y REPARACIONES 

Registra el valor de las apropiaciones mensuales efectuadas por el ente económico para atender obligaciones por concepto de mantenimiento y reparaciones de instalaciones, maquinarias, equipos, etc., cuyo monto exacto se desconoce pero que para efectos contables y financieros debe causarse oportunamente.

SUBCUENTAS

263005 Terrenos

263010 Construcciones y edificaciones

263015 Maquinaria y equipo

263020 Equipo de oficina

263025 Equipo de computación y comunicación

263030 Equipo médico-científico

263035 Equipo de hoteles y restaurantes

263040 Flota y equipo de transporte

263045 Flota y equipo fluvial y/o marítimo

263050 Flota y equipo aéreo

263055 Flota y equipo férreo

263060 Acueductos, plantas y redes

263065 Armamento de vigilancia

263070 Envases y empaques

263075 Plantaciones agrícolas y forestales

263080 Vías de comunicación

263085  Pozos artesianos

263095  Otros

2635 PARA CONTINGENCIAS

Registra el valor estimado y provisionado por el ente económico para atender pasivos, que por la ocurrencia probable de un evento, pueda originar una obligación justificable, cuantificable y confiable, con cargo a resultados, como consecuencia de actuaciones que puedan derivar en multas o sanciones de autoridades administrativas, tales como superintendencias, administración de impuestos y aduanas nacionales, tesorerías municipales por el incumplimiento de disposiciones de ley o reglamentarias.

SUBCUENTAS

263505 Multas y sanciones autoridades administrativas

263510 Intereses por multas y sanciones

263515 Reclamos

263520 Laborales

263525 Civiles

263530 Penales

263535 Administrativos

263540 Comerciales

263595 Otras

2640 PARA OBLIGACIONES DE GARANTÍA 

Registra el valor de las apropiaciones destinadas a prever el futuro pago de garantías expedidas, por el ente económico.

▪          La provisión se cumple cuando efectivamente se paga parcial o total la garantía

▪          Las obligaciones para garantías, terminan su ciclo cuando se conoce el verdadero valor de la garantía prestada a un cliente y la cuenta de cobro o factura de venta del servicio que presente se traslada a cuentas apropiadas de costos y gastos por pagar

2695 PROVISIONES DIVERSAS

Registra el valor de las apropiaciones mensuales efectuadas por el ente económico para atender obligaciones por conceptos diferentes a los especificados anteriormente, cuyo monto exacto se desconoce pero que para efectos contables y financieros debe causarse oportunamente.

SUBCUENTAS

269505 Para beneficencia

269510 Para comunicaciones

269515 Para pérdida en transporte

269520 Para operación

269525 Para protección de bienes agotables

269530 Para ajustes en redención de unidades

269535 Autoseguro

269540 Planes y programas de reforestación y electrificación

269595 Otras

CONTROL

CONSOLIDACIÓN DE PASIVOS ESTIMADOS

Todos los pasivos estimados en calidad de provisiones son susceptibles de ajustes, los cuales son importantes para el contador, elaborar el proceso de consolidación, debido a que no se debe mantener estimativos sobre gastos por tiempos indefinidos, porque siempre existe una fecha en que se hacen reales al concluir un período, utilizando como base, informaciones ciertas.

PASIVOS CONTINGENTES: Cuentas 2635

DECRETO 2649 DE 1993: Registra el valor estimado y provisionado por el ente económico para atender pasivos, que por la ocurrencia probable de un evento, pueda originar una obligación justificable, cuantificable y confiable, con cargo a resultados, como consecuencia de actuaciones que puedan derivar en multas o sanciones de autoridades administrativas, etc.

NORMAS INTERNACIONALES 

Son obligaciones presentes con incertidumbres sobre la probabilidad de flujos de salida de recursos  o el importe de dichos flujos, así como las  obligaciones posibles cuya existencia es incierta. La incertidumbre puede surgir por dos razones: que sea una obligación posible o presente.

Obligación posible: Cuya existencia es confirmada solo por la ocurrencia, o por la no ocurrencia de uno o más eventos inciertos en el futuro, que no están bajo el control de la entidad, por ejemplo cuando se espere que pueda existir un demanda por parte de un tercero.

Obligación presente: Cuando se espera que la entidad debe desprenderse de beneficios económicos futuros, de tal forma que la probabilidad de ocurrencia sea más probable que lo contrario. Ejemplo una demanda laboral en que la que de acuerdo a análisis de la compañía espera no tener éxitos en su defensa.

¿QUÉ ES CONTINGENCIA?

Una contingencia es una circunstancia existente, que implica duda respecto de una ganancia o pérdida por parte del ente económico, duda que se resolverá cuando uno o más eventos futuros ocurran o dejen de ocurrir.

SUBCUENTAS

263505 Multas y sanciones autoridades administrativas

263510 Intereses por multas y sanciones

263515 Reclamos

263520 Laborales

263525 Civiles

263530 Penales

263535 Administrativos

263540 Comerciales

263595 Otras

CONTABILIDAD

Para proceder a determinar el valor de las contingencias, se debe hacer basado en opiniones provenientes de personas idóneas, puesto que este tipo de contingencia suele tener un fuerte impacto en el estado de resultados, por tanto se debe dar estricta aplicabilidad al principio de prudencia para no afectar innecesaria e injustificadamente la estructura financiera de la empresa.

CONTROL

Los pasivos contingentes deben sujetarse a la norma básica de la prudencia, que consiste en reconocer apropiadamente las obligaciones cuando se conozca información conforme a la cual su ocurrencia sea probable y pueda estimarse razonablemente.

Por ejemplo, cuando la empresa se encuentra ante un proceso jurídico o administrativo, las obligaciones contingentes deben reconocerse como probables, en el momento en que se conozca la notificación del resultado (decisión) de la primera instancia judicial.

EJEMPLO: Contingencias estimadas: En el eventual caso que la sociedad haya sido demandada, laboral o civilmente, el Contador debe estimar la cuantía de la demanda y crear el pasivo contingente y llevarlo a gastos del ejercicio.

Códigos	Cuentas	Débitos	Créditos
520506	Sueldos	809.000
263520	Laborales		790.000
236505	Salarios y pagos laborales		19.000
Registra la cuantía laboral ante el Juzgado Civil Municipal

CONTROL INTERNO

Los aspectos del control interno relacionados con las contingencias pueden reducirse a un solo aspecto: que exista comunicación oportuna y efectiva, a contabilidad, de todos los actos y decisiones de la Dirección, el consejo de Administración y la Asamblea de accionistas, para el registro oportuno y adecuado de aquellos que provoquen operaciones contingentes.

PASIVOS DIFERIDOS: CUENTA 27

DECRETO 2649 DE 1993: Comprende el valor de los ingresos no causados recibidos de clientes, los cuales tienen el carácter de pasivo, que debido a su origen y naturaleza han de influir económicamente en varios ejercicios, en los que deben ser aplicados o distribuidos.

NORMAS INTERNACIONALES: Estos pasivos esperan una oportunidad para ser realizados como obligación exigible a través de la consolidación de una operación pactada con anterioridad, la cual se constituye en su momento como un ingreso del período. El gasto es hoy y el pago en el futuro.

2705 INGRESOS RECIBIDOS POR ANTICIPADO

Registra el valor de las sumas que el ente económico ha recibido por anticipado a buena cuenta por prestación de servicios, intereses, comisiones, arrendamientos y honorarios entre otros.

▪          La contingencia de cumplir o no con el compromiso del ingreso, debe tenerse en calidad de disponible para su devolución.

▪          Los ingresos recibidos por anticipado deben separarse de los ingresos corrientes de la empresa, para no sobrestimar los beneficios del período.

SUBCUENTAS

270505 Intereses

270510 Comisiones

270515 Arrendamientos

270520 Honorarios

270525 Servicios Técnicos

270530 De suscriptores

270535 Transportes, fletes y acarreos

270540 Mercancía en tránsito ya vendida

270545 Matrículas y pensiones

270550 Cuotas de administración

270595 Otros

2710 ABONOS DIFERIDOS

Registra el monto adeudado por los reajustes efectuados a las cuotas netas pendientes, en la proporción que varíe el precio del bien adjudicado.

Esta cuenta debe tener su auxiliar por cada grupo, y es de uso exclusivo de las sociedades administradoras de consorcios comerciales.

Los abonos diferidos los manejan las empresas que financian bienes como por ejemplo la financiera de financiamiento S.A. que organiza grupos de 60 personas que aspiran a pagar un carro mediante cuotas mensuales, que se abonan a la cuenta y todos los meses participan de la rifa un carro entre los suscriptores no importa el valor pagado, pero además los clientes pueden hacer propuestas de un número de cuotas superior a la del mes, para que le sea asignado el vehículo antes de vencerse los 60 meses.

SUBCUENTAS

271005 Reajuste del sistema

2715 UTILIDAD DIFERIDA EN VENTAS A PLAZO

Registra el valor de las utilidades por amortizar incluidas en los recaudos futuros por las enajenaciones de bienes efectuadas por el ente económico bajo la modalidad o sistema de ventas a plazos.

La venta de mercancías a plazos, requiere del lleno de unos requisitos para obtener las ventajas del sistema, que en cada venta se obtiene una utilidad diferida la cual se realiza en la medida de la recuperación de la cartera.

Cuando la empresa está inscrita en la Administración de Impuestos Nacionales, en el sistema de ventas a plazos, en su contabilidad puede llevar toda la utilidad en ventas como utilidad bruta diferida y solamente cuando recupere la cartera, objeto de la venta, realizará la parte proporcional de las utilidades brutas en utilidades realizables del período.

2720 CRÉDITO POR CORRECCIÓN MONETARIA DIFERIDA

Registra el valor de la corrección monetaria generada por el ajuste por inflación de los activos de conformidad con las normas legales vigentes.

El crédito por corrección monetaria al igual que los ajustes integrales por inflación se eliminaron de la contabilidad, pero todavía existen algunas cuentas con saldos, tales como la revalorización del patrimonio y la corrección monetaria, sobre las cuales se deben amortizar.

Cuando se anticipan ingresos en el estado de resultados, aumentan las utilidades del ejercicio y por consiguiente se incurre en mayor impuesto que deben generar con respecto a los impuestos fiscales una cuenta de impuesto diferido por pagar por el menor valor pagado hoy a la DIAN.

SUBCUENTAS

272505 Por depreciación flexible

272595 Diversos

272599 Ajustes por inflación

CONCLUSIONES:

Ø  Los pasivos estimados nacen de la necesidad de prever otras obligaciones derivadas de actividades.

Ø   Las provisiones son situaciones muy probables, de las que se debe realizar un registro contable.

Ø   Las contingencias son situaciones muy remotas, por lo tanto no se contabilizan pero se requiere de revelación.

Ø   Los pasivos diferidos tienen ese nombre porque se aplazan o reparten ingresos en varios períodos.

Bibliografía:

Ø  Contabilidad un enfoque práctico 2° Edición (Leonel Cuéllar D. – Héctor M. Vargas R. – Carlos A. Castro L.

Ø  Contabilidad: Control, Valuación y Revelaciones 2ª. Edición (Edilberto Montaño Orozco.

Ø  Plan Único de cuentas

Webgrafia:

Ø  Pasivos estimados (26/12/2008): http://www.contabilidadyfinanzas.com/pasivos-estimados.html

Ø  Aspectos clave en la Auditoria de provisiones, pasivos contingentes y activos contingentes (NIC 37) Escrito el 14 de Diciembre 2016: https://www.auditool.org/blog/auditoria-externa/3794-aspectos-clave-en-la-auditoria-de-provisiones-pasivos-contingentes-y-activos-contingentes-nic-37