NÓMINA

NOMINA

La nómina es una relación documental preparada por el empleador (contratante), donde incorpora a todos sus trabajadores vinculados laboralmente; en ella relaciona los valores a favor del trabajador por los servicio prestados; Así mismo hace los descuentos a que está legalmente autorizado para realizar, entre ellos, la proporción de seguridad social(aportes a las entidades prestadora de salud, fondos de pensiones), retención en la fuente, préstamos a empleados, aportes voluntarios a fondo de pensiones voluntarias, demandas, etc. así como determinar el valor neto que debe pagarle al trabajador.

OBLIGACIONES LABORALES

Obligaciones laborales son aquellas que se originan en un contrato de trabajo. Los pasivos a favor de los trabajadores deben reconocerse siempre que su pago sea exigible o probable, y el monto de la obligación sea razonablemente cuantificable.

Para propósitos de elaborar los estados financieros de periodos intermedios pueden registrarse estimaciones globales o individuales de las prestaciones sociales a favor de los trabajadores, calculadas sobre bases estadísticas. Las cantidades así estimadas deben ajustarse al cierre del periodo, determinando el monto a favor de cada empleado, de conformidad con las disposiciones legales y los acuerdos laborales vigente. El efecto en el importe de las prestaciones sociales originado en la antigüedad y en el cambio de la base salarial forma parte de los resultados del periodo corriente.

La nómina y pasivos laborales son pasivos a cargo de ente económico a favor de los trabajadores, ex trabajadores o beneficiarios, organizados en virtud de normas legales, convenciones de trabajadores o pacto colectivo, por concepto de salarios por pagar, cesantías consolidadas, primas de servicios, prestación extralegales e indemnizaciones laborales, vacaciones etcétera.

DEVENGADO

Está conformado por todos los conceptos que el empleador debe reconocerle al trabajador en contraprestación por los servicios prestados, conforme a las leyes. La sumatoria de todos estos conceptos se denomina SALARIO.

Nombre del trabajador:

En este renglón se escribe el nombre (s), y apellido (s) del trabajador.

SUELDO BÁSICO

Es la contraprestación principal y directa que recibe el trabajador por los servicios prestados. Esta remuneración es periódica (semanal, catorcenal, quincenal o mensual). La legislación laboral otorga un sueldo mínimo cada año.

Sueldo mínimo desde 1990 a 2017

(Cuadro salario mínimo 1990 a 2017)

2016 = 689.454

2017 = 737.717

1) Salario mínimo legal (artículo 145 del CST): “el que todo trabajadores tiene derecho a percibir para subvenir a sus necesidades normales y a las de su familia, en el orden material, moral y cultural”.

2) Salario base: es la remuneración ordinaria pactada en el contrato laboral y sirve de base para las liquidaciones del trabajo nocturno, dominicales, festivas, trabajo extra en días ordinarios, dominicales y festivos.

SALARIO

Es la contraprestación principal y directa que recibe el trabajador por sus servicios prestados. Puede presentarse en dos modalidades: en dinero o en especie (Cuando el empleador suministra al trabajador, vivienda, alimentación, vestuario, etc., el salario en especie no puede superar el 30% del sueldo mínimo legal mensual).

“En el artículo 127.-Subrogado. Ley 50/90, art 14. Constituye salario no solo la remuneración ordinaria, fija o variable, sino todo lo que recibe el trabajador en dinero o en especie como contraprestación directa del servicio, sea cualquiera la forma o denominación que se adopte, como primas, sobresueldos, bonificaciones habituales, valor del trabajo suplementario o de las horas extras, valor del trabajo en días de descanso obligatorio, porcentajes sobre ventas y comisiones.”

SALARIO INTEGRAL

Cuando un trabajador devengue un salario ordinario de más de 10 sueldos mínimos legales mensuales, en el cual están incluidos las prestaciones sociales (cesantías, intereses sobre la cesantías, con excepción de las vacaciones), recargo por trabajo nocturno, horas extras, dominicales y festivos, pagos en especie, subsidios.

A los 10 sueldos mínimos legales mensuales se les suma el factor prestacional de la empresa, el cual no podrá ser inferior al 30% de dicha cuantía

(Cuadro salario integral, factor prestacional).

DÍAS LIQUIDADOS

Se escriben los días que un trabajador laboro, con números claros y precisos. Ejemplo: 01, 05, 10, 12,… De acuerdo a los días laborados por el respectivo trabajador.

COMISIONES

En este renglón se escriben las comisiones a que tiene derecho el trabajador, si ha sido estipulado en el contrato de trabajo.

HORAS EXTRAS

Es el valor que recibe el trabajador como remuneración, en tiempo fuera del establecido en el contrato de trabajo

Para hacer el análisis de las horas extras en Colombia se tiene estipulado que: de 6 a.m. a 10 p.m., jornada Diurna; de 10 p.m. a 6 a.m. (del día siguiente) Jornada Nocturna, y se debe laboral 8 horas diarias, de donde deducimos que una persona labora 240 horas al mes (8 horas diarias x 30 días)

Proceso para liquidar horas extras:

(liquidación de horas extra)

Trabajo ordinario y trabajo nocturno: trabajo ordinario es el que se realiza entre las 6:00 am y las 10:00 pm. Trabajo nocturno es el comprendido entras las 10:00 pm y l6:00 am

AUXILIO DE TRANSPORTE (Ley 15/59)

No constituye salario, pero para el solo efecto de la liquidación de prestaciones sociales se deberá incluir en la base de liquidación. El auxilio de transpórtelo reciben aquellos trabajadores que devenguen hasta dos (2) salarios mínimos legales mensuales vigentes, lo mismo que la dotación (calzado y vestido de labor) La cual se le entregara a más tardar el 30 de abril, el 31 de agosto y el 20 de Diciembre.

Auxilio de transporte  desde 1990 a 2017

(Cuadro auxilio de transporte)

2016 = 77.700

2017 =  83.140

El auxilio de transporte es una figura creada por la ley 15 de 1959 y reglamentada por el decreto 1258 del mismo año. El trabajador que devengue hasta dos salarios mínimos tiene derecho a recibir, además de su salario, un valor adicional por concepto de auxilio de transporte, valor determinado por el gobierno nacional para cada año. El auxilio de transporte no hace parte del salario, puesto que no constituye ingresos para el empleado y tiene por objeto facilitar al empleado llegar al sitio de labor, pero no constituye remuneración por su trabajo. Así el auxilio de transporte no se incluye como base para el cálculo de los aportes parafiscales ni de seguridad social.

TOTAL DEVENGADO

Es la sumatoria del sueldo + aux de transporte + horas extras + comisiones + bonificaciones.

DEDUCIONES

Por autorización legal, el empleador tiene facultades para deducir de la nómina del trabajador la proporción correspondiente para salud, fondo de pensiones, retención en la fuente y embargos judiciales. Además, con expresa autorización del trabajador, puede descontar cuotas voluntarias para sindicatos, fondo de empleados, cooperativas y préstamos bancarios, entre otros.

SALUD - PENSION

1) Aporte para salud: Es un valor reglamentado por la ley 100 de 1993 para financiar el sistema de salud pública y ofrecer condiciones de acceso a la salud del trabajador. La tasa vigente es del 4% a cargo del trabajador, liquidable sobre el total devengado, excluyendo el auxilio de transporte

2) aportes para pensiones (régimen de pensiones): También reglamentado por la ley 100 de 1993, busca formar un fondo individual o colectivo que, en complimiento de las normas aplicables, ampare al trabajador ante contingencias derivadas de la vejez, la invalidez y la muerte o a sus sobrevinientes. La tasa vigente es del 4% a cargo de los trabajadores, liquidable sobre el total.

Salud 12,5%

Empleado = 4% sobre el total devengado menos aux de transporte.

Empleador = 8.5% sobre el total devengado menos aux de transporte.

Pensión 16%

25% Paga el Empleado = 4% sobre el total devengado menos aux de transporte.

75% Paga el Empleador = 12% sobre el total devengado menos aux de transporte.

(salud y pensión cuadro)

EL RIESGO LABORAL – ARL

Lo paga el empleador y va de acuerdo con la labor desempeñada o riesgo a que están expuestos los empleados; la base mínima esta en 0,522% a 8,7%  sobre el total devengado menos el aux de transporte.

RÉGIMEN DE RIESGOS LABORALES

Protege a los trabajadores contra accidentes de trabajo y enfermedades profesionales. El aporte depende del nivel de riesgos y es pagado totalmente por el empleador. Las empresas utilizan por lo general el 0,522%

COOPERATIVA Y/O FONDO DE EMPLEADOS

Son las deducciones que por autorización del empleado se le establecen por nómina. Según el decreto 1481 de 1989, un fondo de empleados es una  empresa asociativa, de derecho privado, sin ánimo de lucro y constituida por trabajadores dependientes, es decir, por trabajadores vinculados con una empresa o persona natural.

PRESTAMOS

Son créditos que le ofrece la empresa para atender necesidades y que el empleado se compromete con la entidad para que le sean deducidos en la nómina.

EMBARGOS

El embargo es la retención de bienes como un método de seguridad para pagar deudas en las que se haya podido incurrir. No es embargable el salario mínimo legal o convencional. El excedente del salario mínimo mensual solo es embargable en una quinta parte.

TOTAL DEDUCIDO

Es la sumatoria de la deducción por concepto de salud + pensión + fondo de solidaridad + cooperativa o fondo de empleados + préstamos otorgados por la empresa + retención en la fuente por salarios, entre otros

NETO A PAGAR

Corresponde a la diferencia entre el total devengado menos el total deducido.

FIRMA

Es importante que el empleado firme en la misma forma como fue registrada la firma en el contrato de trabajo con numero de cedula

APROPIACIONES

Durante el proceso de liquidación de la nómina, el empleador deberá liquidar los aportes a parafiscales (cajas de compensación, ICBF, SENA) y las partes de los aportes a la seguridad social que le corresponde como empleador, incluyendo los riesgos profesionales y las apropiaciones para prestaciones sociales

PARAFISCALES

1) Caja de compensación familiar: son entidades sin ánimo de lucro encargadas de pagar el subsidio familiar y de brindar recreación y bienestar social a los trabajadores y a quienes de ellos dependan. El aporte corresponde al 4% del monto total de la nómina mensual.

2) Instituto colombiano de bienestar familiar: es una entidad adscrita al ministerio de la protección social, de orden nación y territorial, comprometida con la protección de la familia y en especial de la niñez. El aporte al ICBF es del 3% sobre el monto total de la nómina mensual (total devengado).

3) Servicio nacional de aprendizaje SENA: es un establecimiento público de orden nacional, adscrito al ministerio de la protección social, cuya función es la de invertir en el desarrollo social y técnico d ellos trabajadores colombianos. El aporte al SENA es del 2% sobre el monto total de la nómina mensual.

(Cuadro porcentajes de parafiscales)

Estas son algunas bases para liquidación y pago de parafiscales según el código sustantivo del trabajo son:

1.       Salario básico

2.       Sobresueldo

3.       Jornales

4.       Horas extras

5.       Recargo nocturno

6.     Trabajo en días de descanso obligatorio (dominicales y festivos)

PRESTACIONES SOCIALES

Se refiere a los derechos a favor del trabajador y a cargo del empleador, derivados de las relaciones laborales contempladas en un contrato laboral. Por mandato legal, las prestaciones laborales son obligatorias y son las siguientes:

CESANTÍAS

Cesantías = Salario Base de liquidación x días laborados / 360

Para que el empleado tenga derecho a las cesantías ha debido laborar por lo menos un día. Se le otorgan las Cesantías cuando se cancela el contrato de trabajo o para la adquisición, mejora o renovación de la vivienda. Mensualmente la empresa hace una provisión como mínimo del 8,33% (1/12 meses) teniendo como base el total devengado, ya que hay que consignar dicho valor a más tardar el 14 de febrero del año inmediatamente siguiente en un fondo de cesantías.

INTERESES SOBRE LAS CESANTIAS

Intereses sobre cesantías = cesantías / (días laborados / 30)/100)=

Intereses sobre cesantías = (cesantía * Días laborados en el año *0,12)/360

Para que un empleado tenga derecho a los intereses sobre cesantías ha debido laborar por lo menos un (1) día (art 249 C.S.T). Se le otorga los intereses sobre Cesantías cuando se le hacen abonos de Cesantías por concepto de la adquisición, mejora o renovación de la vivienda. Mensualmente la empresa hace una provisión como mínimo del 12% del total de las cesantías o el 1% sobre el total devengado.

PRIMA DE SERVICIOS

Prima de servicios = (salario base de liquidación * días laborados)/360

Para que el empleado tenga derecho a la prima de servicios ha debido laborar por lo menos un (1) día (art 306, 307, 308 C.S.T). Se le otorga la prima de servicios a más tardar el 30 de junio y el 20 de Diciembre de cada año. Mensualmente la empresa hace una provisión como mínimo del 8.33% teniendo como base el total devengado. La sanción por la no cancelación de esta obligación está estipulada en el artículo 65 de la ley 50 de 1990.

VACACIONES

Vacaciones = (sueldo mensual básico * días laborados)/720

Para que el empleado tenga derecho a vacaciones ha debido laborar por lo menos un (1) día (art 186,187, 188, 189, 190, 191,192 del  C.S.T). Para ser tenido en cuenta su liquidación o de un (1) año para que se le sean otorgadas. Las vacaciones se pueden acumular hasta un máximo de (2) años cuando el empleado ha tenido una continuidad en el desempeño de su cargo.

Mensualmente la empresa hace una provisión como mínimo del 4,17% (1/24) teniendo como base el total devengado menos (-) auxilio de transporte. La base de liquidación definitiva no se tiene en cuenta el auxilio de transporte. no tiene sanción por la no cancelación de la misma.

Los trabajadores que hubieren prestado sus servicios durante (1) año tienen derecho a quince (15) días habiles consecutivos de vacaciones remuneradas (art. 186 C.S.T).

(Cuadro de libro de vacaciones)

BALANCE GENERAL (NOMINA)