PROVEEDORES-CUENTAS POR PAGAR-PROCESO DE COMPRAS
PROVEEDORES-CUENTAS POR PAGAR-PROCESO DE
COMPRAS
PROVEEDORES
Persona o empresa que
suministra los bienes y servicios necesarios para el proceso
productivo de otra empresa o las mercancías que ésta necesita
para realizar su actividad comercial.
TIPOS
DE PROVEEDORES
•Proveedor de bienes
•Proveedor de servicios
•Proveedores de recursos
PROVEEDOR
DE BIENES
Empresa o persona física, cuya actividad se refiere a la
comercialización o fabricación de algún producto, los cuales tienen un valor
monetario en el mercado, así mismo los proveedores de bienes tienen como
característica principal de satisfacer una necesidad tangible del mercado.
PROVEEDOR
DE SERVICIOS
Empresa o persona física, cuya actividad busca responder las
necesidades del cliente, que por su característica principal de servicio es
intangible, es decir que no se puede tocar, pero así mismo el servicio está apoyado por bienes tangibles
para lograr dicha actividad.
PROVEEDORES
DE RECURSOS
Empresa o persona física, cuya finalidad es satisfacer las necesidades
de la empresa de recursos del tipo económico. Como los son créditos,
capital para la empresa, socios, etc.
ASPECTOS
QUE SE DESEAN CONOCER DE LOS PROVEEDORES
CONDICIONES REFERIDAS A LA CALIDAD
• Calidad de los productos.
• Materiales utilizados.
• Características técnicas.
• Periodo de garantía.
• Servicio postventa.
• Servicio de atención al cliente.
• Otras informaciones que se necesite conocer.
CONDICIONES ECONÓMICAS
• Precio unitario.
• Descuento comercial.
• Rappels (descuentos por volumen de compra).
• Forma de pago.
• Plazo de pago.
• Precios de envases y embalajes.
• Pago del transporte.
• Pago del seguro.
• Recargos por aplazamiento de pago.
OTRAS CONDICIONES
• Periodo de validez de la oferta.
• Causas de rescisión del contrato.
• Circunstancias que pueden dar lugar a revisiones en los precios.
• Plazo de entrega.
• Embalajes especiales.
• Devolución de los excedentes.
• Cualquier otra información.
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PROVEEDORES
DESCRIPCIÓN
Comprende el valor de las obligaciones a cargo del ente económico, por
concepto de la adquisición de bienes y/o servicios para la fabricación o
comercialización de los productos para la venta, en desarrollo de las
operaciones relacionadas directamente con la explotación del objeto social,
tales como materias primas, materiales, combustibles, suministros, contratos de
obra y compra de energía.
Las obligaciones con proveedores representadas en moneda extranjera o
con pacto de reajuste se deben ajustar de acuerdo con las disposiciones legales
vigentes.
Son obligaciones a cargo del ente económico originadas en bienes o
servicios recibidos que deben registrarse por separado de acuerdo con su
procedencia. Por ejemplo: proveedores nacionales, proveedores del exterior.
CUENTAS
2205 Nacionales
2210 Del exterior
2215 Cuentas corrientes comerciales
2220 Casa matriz
2225 Compañías vinculadas
2205
NACIONALES
DESCRIPCIÓN
Registra las obligaciones contraídas en moneda nacional o extranjera por el ente económico con proveedores
para la adquisición de bienes y servicios tales como materiales, materias
primas, equipos, suministro de servicios y contratación de obras.
DINÁMICA
CRÉDITOS
•Por el valor de la factura.
•Por el valor de las cuentas de cobro por concepto de prestación de
servicios o suministro de elementos.
•Por el valor de las notas crédito enviadas a los proveedores.
•Por el valor del ajuste por diferencia en cambio o pacto de reajuste,
si fuere del caso.
DÉBITOS
•Por el valor del abono o cancelación
de la factura.
•
•Por el valor de las notas débito que se envíen a los proveedores.
•Por el ajuste negativo por diferencia en cambio de los saldos en moneda
extranjera.
2210
DEL EXTERIOR
DESCRIPCIÓN
Registra el valor de las obligaciones a cargo del ente económico y a
favor de extranjeros por concepto de la adquisición de bienes o servicios, así
como contratos de obra.
DINÁMICA
CRÉDITOS
•Por el valor de las facturas o
cuentas de cobro por concepto de materia prima, materiales, combustibles,
construcciones de obras o servicios recibidos por el ente económico.
•Por el valor del ajuste por
diferencia en cambio o pacto de reajuste, si fuere del caso.
DÉBITOS
•Por el valor de los pagos parciales o
totales mediante giro directo o por intermedio de un banco local.
•Por el valor de las notas crédito que remitan los proveedores.
•Por el ajuste negativo por diferencia en cambio de los saldos en moneda
extranjera.
CUENTAS
POR PAGAR
Es cualquier
aporte de una parte deudora, que aparece como resultado de
una compra de bienes o servicios en términos
de crédito, a una parte acreedora.
Cuando se hacen compras que no
tienen relación alguna con el desarrollo del objeto social de la empresa, la
contabilización se hace en el grupo 23, como es el caso de algunos gastos o inclusive propiedad planta y
equipo.
Si son pagaderas a menor de doce meses se registran como Cuentas por
Pagar a Corto Plazo y si su vencimiento es a más de doce meses, en Cuentas por
Pagar a Largo plazo.
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CUENTAS POR PAGAR
DESCRIPCIÓN
Comprende las obligaciones contraídas por el ente económico a favor de
terceros por conceptos diferentes a los proveedores y obligaciones financieras
tales como cuentas corrientes comerciales, a casa matriz, a compañías
vinculadas, a contratistas, órdenes de compra por utilizar, costos y gastos por
pagar, instalamentos por pagar, acreedores oficiales, regalías por pagar,
deudas con accionistas o socios, dividendos o participaciones por pagar,
retención en la fuente, retenciones y aportes de nómina, cuotas por devolver y
acreedores varios.
CUENTAS
2305 Cuentas corrientes comerciales
2310 A casa matriz
2315 A compañías vinculadas
2320 A contratistas
2330 Órdenes de compra por utilizar
2335 Costos y gastos por pagar
2340 Instalamentos por pagar
2345 Acreedores oficiales
2350 Regalías por pagar
2355 Deudas con accionistas o socios
2357 Deudas con directores
2360 Dividendos o participaciones por pagar
2365 Retención en la fuente
2367 Impuesto a las ventas retenido
2368 Impuesto de industria y comercio retenido
2370 Retenciones y aportes de nómina
2375 Cuotas por devolver
2380 Acreedores varios
PRINCIPIOS
Y PROCEDIMIENTOS DE CONTROL INTERNO CxP
•Deben separarse las funciones de
recepción en el almacén, de autorización del pago y de firma del cheque para su
liquidación.
•Es preciso conciliar
periódicamente los importes recibidos y pendientes de pago según controles
contables, con los de los proveedores.
•Deben elaborarse expedientes de
pago por proveedores con cada factura y el cheque o referencia del pago,
cancelándose las facturas con el sello de “Pagado”.
•Es preciso mantener al día los
submayores de Cuentas por Pagar, los de Cuentas por Pagar Diversas y no
presentar saldos envejecidos.
•Las Cuentas por Pagar a
Proveedores y las Diversas deben desglosarse por cada Factura recibida y cada
pago efectuado.
•Las devoluciones y reclamaciones
efectuadas a proveedores deben controlarse para garantizar que los pagos se
realicen por lo realmente recibido.
•Mensualmente debe verificarse que
la suma de los saldos de todos los Submayores de las Cuentas por Pagar
coincidan con los de las cuentas de control correspondientes.
PROCESO
DE COMPRA
• RECEPCIÓN DE SOLICITUDES DE
COMPRA/SERVICIO: Por medio del diligenciamiento
del registro de Requisición, cualquier empleado da a conocer una necesidad de
compra de productos o servicios y la envía al Jefe Administrativo y de
Recursos, por medio de correo electrónico.
• IDENTIFICACIÓN Y SELECCIÓN DE PROVEEDOR:
Cuando surge la necesidad de adquirir un producto o servicio, se
identifica el proveedor por medio del Listado Maestro de Proveedores, en casos
que no exista el proveedor que entregue el producto o servicio requerido, se
investiga por medio de directorio telefónico, referencias de los empleados u
otros medios, las posibles personas o empresas que ofrezcan el producto o
servicio requerido.
• CLASIFICACIÓN DE PROVEEDORES PARA EL
PROCESO DE COMPRAS: Toda adquisición debe ser
realizada mediante un estudio de 3 cotizaciones, en donde se elige mediante
criterios estipulados por el DAF (Departamento de administración y finanzas),
determinando esto cual es la mejor opción. También existen proveedores los
cuales se excluyen de esto por motivos determinantes, es por eso que se creó
una clasificación la cual se detalla a continuación:
PROVEEDORES NORMALES
Son proveedores los cuales no están registrados en
el Registro de proveedores, en donde se deben realizar 3
cotizaciones, una por cada proveedor, en donde se determina según los criterios
estipulados por el DAF (Departamento de administración y finanzas), a cuál de
ellos se realizará la compra.
PROVEEDORES
CONFIABLES
Son aquellos que según la evaluación, es importante mantener,
ya que reúnen características que se consideran claves para
nuestro trabajo, como son los criterios de evaluación. Por esto solo es
necesario realizar solo una cotización.
PROVEEDORES
ESPECÍFICOS
Son Proveedores cuyos productos que por su nivel de especialización
(Especificaciones Técnicas), se hace difícil encontrar alternativas.
Por esto solo es necesario realizar una cotización.
PROVEEDORES
CONVENIO
Son aquellos con los cuales se mantiene un convenio de prestación
de Servicios. Por esto no es necesario cotizaciones, pero solo mientras
estén prestando el servicio.
• SOLICITUD DE COTIZACIONES A
PROVEEDOR: Se busca en el listado maestro de proveedores, los proveedores
adecuados para solicitarles cotización, teniendo en cuenta que:
En el caso que existe únicamente un solo proveedor en el mercado del
bien o el servicio que se va a adquirir se hace una sola cotización
independiente del valor de la compra. Las cotizaciones podrán ser realizadas
telefónicamente.
• REALIZACIÓN DE COMPRA: Una vez se haya elegido el proveedor más conveniente para la compra
(según cotización y calidad de productos/servicios ofrecidos), se diligencia el
formato orden de compra, basado en la cotización y se hace llegar la original
al proveedor, una copia al área de recibo de m/cía y otra para el archivo.
LA
O.C DEBE CONTENER
-El número de orden de compra.
-Datos del proveedor y del comprador.
-La fecha en la que se ha realizado el pedido y la fecha de entrega
requerida.
-Los términos de entrega y de pago.
-La cantidad de artículos solicitados y la descripción de los mismos con su número de código.
-En cuanto al precio, se indican el precio de cada unidad y el precio total de la compra, así como el coste de envío si corresponde.
-Por último, la orden de compra debe especificar la firma autorizada de la persona responsable.
• VERIFICACIÓN DE PRODUCTO Y/O
SERVICIO: una vez el producto y/o servicio sea entregado por el proveedor se
verifica que cumpla con las especificaciones dadas, de no ser así comunica al
proveedor para realizar la devolución para su corrección. Como constancia de
verificación se firma en el formato de Orden de Compra, la conformidad con el
producto o servicio recibido, en caso en que se presenten inconsistencias, se
hace la anotación en el campo de observaciones del formato mencionado y se
informa al proveedor para la corrección.
• REGISTRO EN KARDEX EN CONTROL DE
INVENTARIOS (ENTRADA):El área de control de inventarios
se encargará del registro de la operación de entrada de la m/cía. Ésta función
la puede desempeñar perfectamente el almacenista como apoyo a control de
inventarios.
• ELABORACIÓN Y ENVÍO DE FACTURAS PARA
REVISIÓN: Este documento es elaborado y
enviado por el proveedor a las oficinas de la empresa, el cual se deberá
presentar en tiempo y forma de acuerdo a las políticas que se marquen en este
aspecto (revisión y pago), al momento de la recepción del documento se deberá
entregar un contra recibo al proveedor con membrete o sello de la organización,
el cual deberá presentar contra el pago que se le haga posteriormente
al vencimiento del documento.
• AUTORIZACIÓN DE PAGO A PROVEEDORES:
El área de contabilidad, después de hacer la respectiva causación,
autoriza el pago al proveedor de acuerdo a sus vencimientos o por situaciones
de montos a tope, los cuales hay ocasiones que se tienen que subsanar, para no
parar la dinámica de operaciones comerciales, generando una orden de
pago la cual se envía a bancos o tesorería para su proceso.
• TESORERIA RECIBE ORDEN DE PAGO: El área de bancos o tesorería reciben la información por medio de la
orden de pago para la generación del cheque o pago por transferencia
electrónica. Además esta orden deberá ir acompañada de la documentación que
soporte el pago requerido.
WEBGRAFIA
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